Hinweise zur Auszahlung bewilligter Fördermittel

1.  Grundsätzliches

a) Geben Sie bei jedem Schriftwechsel mit uns das Aktenzeichen an.

b) Die Fördergelder werden auf schriftliche Anforderung für bereits getätigte Ausgaben (beglichene Rechnungen etc.) auf Ihr Projektkonto überwiesen. Wir können nur die Kosten anerkennen, die im Bewilligungszeitraum entstanden sind. Ggf. ist vorab eine Verlängerung des Bewilligungszeitraumes zu beantragen.

c) Benutzen Sie für die Anforderung von Geldern das Formblatt „Belegliste“. Wir bitten Sie, uns keine Originalbelege zuzusenden.

2.  Festbetragsfinanzierung oder Anteilfinanzierung

Ihrer Zuwendungsbewilligung können Sie entnehmen, ob Ihr Projekt mit einem Festbetrag oder einer Anteilfinanzierung gefördert wird.

a) Bei der Festbetragsfinanzierung steht Ihnen der bewilligte Betrag gegen Nachweis der entstandenen Gesamtkosten (Projektkosten) zur Verfügung. Eigenmittel sind parallel zu den Fördermitteln einzubringen.

b) Bei der Anteilfinanzierung steht Ihnen die Zuwendung mit dem bewilligten Prozentsatz anteilig zu den von Ihnen nachgewiesenen Gesamtkosten (Projektkosten) zur Verfügung.

3.  Auszahlung der Fördermittel

a) Teilzahlung

Es ist möglich, für bereits von Ihnen bezahlte Projektkosten die bereitgestellten Fördergelder als Teilzahlung in Raten anzufordern. Sie können dazu das Formblatt „Belegliste“ in der benötigten Anzahl kopieren. Die letzte Rate wird nach Erhalt des vollständigen Verwendungsnachweises ausgezahlt.

b) Vorschusszahlung

Im begründeten Einzelfall ist eine Vorschusszahlung von in der Regel bis zu 50% der noch nicht ausgezahlten Fördermittel möglich. Zu beachten ist hierbei, dass die Fördergelder nur ausgezahlt werden können, wenn sie voraussichtlich innerhalb von drei Monaten für fällige Zahlungen im Rahmen des Verwendungszwecks benötigt werden. Vor Auszahlung weiterer Teilbeträge muss die Verwendung der bereits ausgezahlten Beträge vollständig nachgewiesen werden (siehe 2.). Die letzte Rate wird grundsätzlich erst nach Vorlage des vollständigen Verwendungsnachweises einschließlich des Sachberichtes bzw. einer geeigneten Projektdokumentation ausgezahlt.

4.  Projektabschluss

Innerhalb von drei Monaten nach Projektabschluss, spätestens drei Monate nach Ende des Bewilligungszeitraumes bestätigen Sie durch einen Sach- und einen Finanzbericht sowie das vollständig ausgefüllte Formblatt Verwendungsnachweis mit rechtsverbindlicher Unterschrift die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel im Sinne der Zuwendungsbewilligung. Zur Begrenzung des Verwaltungsaufwandes fordern Sie bitte die Gelder möglichst mit einem Verwendungsnachweis an.

a) Das Formblatt Belegliste ist vom Zuwendungsempfänger durch eine zeichnungsberechtigte Person zu unterschreiben. Mit der Unterschrift versichern Sie die zweckentsprechende Verwendung der Gelder. In das Formblatt tragen Sie unter laufender Nummer zu den von Ihnen getätigten Ausgaben alle nachgefragten Angaben ein. Durch eindeutige Bezüge zu den entsprechenden Positionen des Kostenplanes erleichtern Sie uns die Prüfarbeit vor der Auszahlung. Ihre zahlungsbegründenden Nachweise (Rechnungen, Quittungen etc.) versehen Sie bitte mit der laufenden Nummer aus dem Verwendungsnachweis und bewahren diese für Kostenüberprüfungen sorgfältig und jederzeit verfügbar auf.

b) Der Finanzbericht beinhaltet eine vollständige Gegenüberstellung sämtlicher Ausgaben und Einnahmen (Eigen- und Drittmittel) gemäß der Gliederung des Kosten- und Finanzierungsplans aus Ihrem Förderantrag. Sie können sich dabei an beiliegendem Muster orientieren. Wir empfehlen Ihnen unser Video-Tutorial als anschauliche Hilfestellung zur Erstellung eines Finanzberichtes.

c) Im Sachbericht schildern Sie den Verlauf und Erfolg des gesamten Projektes; fügen Sie ggf. Belegexemplare von Druckerzeugnissen, Presseberichte und geeignete Fotos bei.

d) Auf die Zusendung von Einzelbelegen (Rechnungen, Quittungen etc.) bitten wir Sie, sofern nichts anderes bestimmt ist, zu verzichten. Diese sind gemäß den gesetzlichen Fristen aufzubewahren und zur jederzeitigen Einsichtnahme bereitzuhalten.