Projektabschluss
Verwendungsnachweis, Finanzbericht und Sachbericht
Eine Bitte vorab
Bitte senden Sie uns alle Unterlagen ausschließlich per Email und geben Sie bei jedem Schriftwechsel mit uns das Aktenzeichen an. Sollte sich der Postversand nicht vermeiden lassen, verwenden Sie bitte keine Heftklammern. Bitte senden Sie uns keine Originalbelege (Rechnungen, Quittungen etc.) zu, sondern bewahren Sie diese für Kostenüberprüfungen bitte sorgfältig und jederzeit verfügbar auf.
Innerhalb von drei Monaten nach Projektabschluss, spätestens aber drei Monate nach Ende des Bewilligungszeitraumes, bestätigen Sie durch einen Sach- und einen Finanzbericht sowie das vollständig ausgefüllte Formblatt Verwendungsnachweis mit rechtsverbindlicher Unterschrift die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel im Sinne der Zuwendungsbewilligung. Zur Begrenzung des Verwaltungsaufwandes fordern Sie bitte die Gelder möglichst mit einem Verwendungsnachweis an.
a) Das Formblatt Verwendungsnachweis ist vom Zuwendungsempfänger durch eine zeichnungsberechtigte Person zu unterschreiben. Mit der Unterschrift versichern Sie die zweckentsprechende Verwendung der Gelder. In das Formblatt tragen Sie unter den laufenden Nummern zu den von Ihnen getätigten Ausgaben alle nachgefragten Angaben, insbesondere auch die Daten der Rechnungsstellung und –bezahlung ein. Durch eindeutige Bezüge zu den entsprechenden Positionen des Kostenplanes erleichtern Sie uns die Prüfarbeit vor der Auszahlung.
Wenn Sie für die finanzielle Abwicklung des Projekts eigene digitale Listen (z.B. Excel, csv) führen, können Sie auch diese verwenden. In dem Fall versehen Sie sie vor der Unterschrift mit dem folgenden Passus:
„Hiermit bestätige ich rechtsverbindlich die Richtigkeit oben gemachter Angaben sowie die ausschließliche Verwendung der Gelder für das geförderte Projekt entsprechend dem von der Norddeutschen Stiftung für Umwelt und Entwicklung anerkannten Kosten- und Finanzierungsplan. Mir ist bekannt, dass ich die Original-Belege, auf deren Grundlage dieser Verwendungsnachweis erstellt wurde, nach den gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren und zur Einsichtnahme bereitzuhalten habe.“
Bitte senden Sie uns dann auch die Datei, auf der der Verwendungsnachweis beruht. Damit erleichtern Sie uns die Überprüfung.
b) Der Finanzbericht beinhaltet eine vollständige Gegenüberstellung sämtlicher Ausgaben und Einnahmen (Eigen- und Drittmittel) gemäß der Gliederung des Kosten- und Finanzierungsplans, den Sie mit Ihrem Förderantrag eingereicht haben. Ein Erklärvideo dazu finden Sie hier.
c) Im Sachbericht schildern Sie den Verlauf und Erfolg des gesamten Projektes; fügen Sie ggf. Belegexemplare (PDFs) von Druckerzeugnissen und geeignete Fotos bei, gern verbunden mit der Genehmigung, sie auf unserer Website zu verwenden. Bitte weisen Sie auch eventuelle Auflagen nach, mit denen Ihre Bewilligung versehen ist, z.B. die Verwendung des BINGO!- Logos oder Teilnehmerlisten.
Formulare für den Verwendungsnachweis finden Sie im
Haben Sie an alles gedacht? Bitte prüfen Sie anhand der